Comment préparer une balance âgée ?
Comment préparer une balance âgée pour votre entreprise ?
La balance âgée est un outil essentiel de la gestion comptable. Elle permet de suivre les dettes fournisseurs et les créances clients selon leur ancienneté, offrant ainsi une vision claire de la situation financière de l’entreprise.
Cet état comptable aide les dirigeants à anticiper les retards de paiement, à améliorer la gestion de trésorerie et à évaluer la qualité du portefeuille client.
Dans le cadre de la Licence en Administration des Affaires d’ESLSCA Rabat, les étudiants apprennent à maîtriser les outils de comptabilité et de contrôle de gestion, à produire des états comptables fiables et à analyser les indicateurs clés de performance financière.
Pour en savoir plus sur le programme :
C’est quoi une balance âgée en comptabilité ?
Une balance âgée est un tableau qui ventile les montants dus (ou à recevoir) selon leur ancienneté. Elle se divise généralement en colonnes représentant des intervalles de temps :
0 à 30 jours
31 à 60 jours
61 à 90 jours
Plus de 90 jours
Elle sert principalement à identifier les factures impayées, à relancer les clients débiteurs et à surveiller les retards de règlement auprès des fournisseurs.
On distingue généralement deux types de balances :
La balance âgée clients, qui regroupe les sommes à encaisser.
La balance âgée fournisseurs, qui présente les sommes à payer.
Une balance âgée bien tenue est un indicateur de bonne santé financière et de pilotage efficace de la trésorerie.
Les deux types principales de balances âgées
Balance âgée client
La balance âgée client est un outil de suivi des créances clients. Elle liste les montants facturés mais non encore réglés, en les classant selon leur date d’échéance.
Elle permet de :
Identifier les clients en retard de paiement.
Relancer rapidement les débiteurs pour éviter les impayés.
Évaluer la qualité du portefeuille client et le risque d’insolvabilité.
👉 Exemple :
Une entreprise ayant 10 clients actifs peut constater qu’un client représente 60 % des créances impayées. Cet indicateur attire l’attention sur une dépendance excessive et un risque financier à anticiper.
Balance âgée fournisseur
La balance âgée fournisseur répertorie l’ensemble des dettes de l’entreprise envers ses fournisseurs, selon leur ancienneté.
Elle permet de planifier les paiements et d’optimiser la gestion du fonds de roulement.
Elle est utile pour :
Suivre les échéances de règlement.
Éviter les retards de paiement pénalisants.
Renforcer la relation de confiance avec les partenaires commerciaux.
👉 Exemple :
Une entreprise peut choisir de différer certains paiements fournisseurs afin de préserver sa trésorerie, tout en maintenant les règlements prioritaires pour les partenaires stratégiques.
Comment analyser chacune des balances âgées
L’analyse d’une balance âgée ne se limite pas à la lecture des chiffres. Elle repose sur des indicateurs précis :
Le ratio de créances échues : proportion des factures en retard par rapport au total des créances.
Un taux élevé signale un risque de tension de trésorerie.
Le DSO (Days Sales Outstanding) : délai moyen de paiement des clients.
Il mesure l’efficacité du recouvrement.
La répartition par ancienneté : permet de repérer les clients ou fournisseurs à problème (par exemple, plus de 90 jours).
L’évolution mensuelle de la balance âgée : détecte les dérives dans les délais de règlement et aide à mettre en place des actions correctives.
La comparaison avec les objectifs internes : par exemple, maintenir un taux de retard inférieur à 10 %.
Une bonne analyse de la balance âgée contribue directement à la gestion du cash-flow et à la réduction du risque financier.
Comment élaborer une balance âgée dans votre entreprise
Créer une balance âgée nécessite à la fois rigueur et méthode. Voici les principales étapes :
Étape 1 — Collecter les données comptables
Récupérer l’ensemble des factures clients et fournisseurs, accompagnées de leurs dates d’émission, d’échéance et de paiement.
Étape 2 — Organiser les comptes de tiers
Classer les factures par compte client ou compte fournisseur pour isoler les soldes dus.
Étape 3 — Définir les intervalles d’ancienneté
La plupart des balances sont découpées en tranches de 30 jours, mais vous pouvez les adapter selon votre cycle de facturation.
Étape 4 — Calculer les soldes par tranche
Pour chaque compte, calculer le total des factures non réglées dans chaque tranche.
Étape 5 — Construire le tableau de synthèse
Sur Excel ou un logiciel comptable, construire un tableau clair :
| Client/Fournisseur | 0-30 j | 31-60 j | 61-90 j | +90 j | Total |
Étape 6 — Analyser et actualiser régulièrement
Une balance âgée doit être mise à jour chaque mois pour refléter la réalité financière. Les écarts doivent être suivis et justifiés.
👉 Bon à savoir : les entreprises qui maîtrisent leur balance âgée gagnent en prévisibilité financière et en crédibilité auprès des banques.
Les meilleurs logiciels comptables pour préparer votre balance âgée
La digitalisation simplifie considérablement la gestion comptable. De nombreux outils permettent aujourd’hui de générer automatiquement une balance âgée fiable et dynamique.
Logiciel 1 — Sage Comptabilité
Sage est l’un des logiciels les plus utilisés en entreprise.
Fonctionnalités :
Édition automatique de la balance âgée clients et fournisseurs.
Relances automatiques des impayés.
Intégration avec la trésorerie et le reporting financier.
Idéal pour les PME recherchant une solution complète et connectée.
Logiciel 2 — QuickBooks
QuickBooks permet une gestion intuitive des flux de facturation et de paiement.
Fonctionnalités :
Génération automatique de la balance âgée.
Classement des créances par ancienneté.
Tableaux de bord interactifs pour suivre les délais de règlement.
Il est particulièrement adapté aux petites structures et aux indépendants.
Logiciel 3 — Cegid
Cegid est un outil très complet, orienté pilotage de la performance financière.
Fonctionnalités :
Consolidation des balances âgées multi-entités.
Automatisation des rapprochements comptables.
Reporting financier personnalisé.
Idéal pour les groupes et entreprises multi-sites.
Logiciel 4 — Excel (solution personnalisée)
Pour les structures plus petites, un tableau Excel bien construit reste une solution efficace.
Vous pouvez y intégrer :
Des filtres dynamiques.
Des formules automatiques (SI, SOMME.SI.ENS).
Des graphiques pour visualiser l’évolution des impayés.
Excel offre une grande flexibilité, mais nécessite une mise à jour manuelle et une bonne maîtrise des formules.
Les bonnes pratiques pour gérer sa balance âgée
Mettre à jour les données régulièrement : idéalement chaque mois.
Automatiser les relances clients pour réduire les retards de paiement.
Former les équipes comptables à la lecture et à l’interprétation des balances.
Analyser les tendances : un allongement des délais de paiement peut signaler un risque de tension financière.
Collaborer avec les services commerciaux pour anticiper les litiges ou retards récurrents.
Une balance âgée bien suivie est un levier de pilotage stratégique autant qu’un outil de gestion opérationnelle.
Vers une comptabilité plus prédictive et automatisée
L’avenir de la balance âgée s’inscrit dans une logique de comptabilité augmentée, où les outils d’intelligence artificielle anticipent les risques d’impayés et proposent des actions proactives.
L’automatisation des processus comptables permet de gagner du temps, de fiabiliser les données et d’améliorer la gouvernance financière.
Pour aller plus loin, consultez notre article :
Quelles sont les compétences d’un responsable administratif ?Et pour acquérir les bases solides de la comptabilité, du management et de la finance, découvrez la Licence en Administration des Affaires d’ESLSCA Rabat